Sedikit mengulang istilah Data Collection pada posting sebelumnya, Data Collection pada Proses Planning, Data Collection merupakan aktifitas yang dilakukan oleh Planner Produksi dalam memperoleh kondisi existing data stock onhand, existing supplies, demand, dll sebelum Planner melakukan kalkulasi jumlah barang yang harus diproduksi dan material yang harus dibeli.

Seperti  istilah garbage in, garbage out. Jika input dalam melakukan Planning tidak akurat, maka jangan harap hasil Planning kita akan memuaskan. Jelas Data Collection memegang peranan penting dalam keberhasilan Proses Planning. Keberhasilan Data Collection sangat erat kaitannya dengan Data Quality atau data yang berkualitas.

Sumber Gambar: Materi Oracle

Berikut merupakan checking point yang dilakukan untuk meningkatkan Data Quality pada Planning Manufaktur:

1. Existing Purchase Order (PO)/Purchase Requisition (PR)
Existing/ Outstanding PO dan/atau PR merupakan existing supply yang perlu dipertimbangkan dalam kalkulasi planning. Jika existing PO atau PR masih mencukupi untuk memenuhi kebutuhan material maka Planner tidak perlu melakukan request pembelian lagi. Atau jika demand material > existing PO/PR, maka Planner cukup melakukan request berdasarkan netting kekurangan material saja. Namun kita perlu memperhatikan need by date dari existing PO tsb, karena jika berbeda dengan tanggal kebutuhan yang baru maka kita harus melakukan action reschedule in/ reschedule out.
Checking yang harus kita lakukan yaitu apakah ada existing PO/PR tersebut yang sudah tidak mungkin dapat dilanjutkan? Misalnya, Ordered Qty PO = 100 KG, Qty Received = 95 KG, Remaining Qty PO = 5 KG. Berdasarkan kondisi dari Supplier, 5 KG remaining qty PO sulit utk dikirimkan karena Qty nya yang terlalu sedikit. Nah, outstanding PO ini harus di-close, tentunya setelah mendapat konfirmasi dari Supplier dan bagian Purchasing. Jika dibiarkan, maka seolah-olah masih ada existing supply yang jika diakumulasi akan mengganggu kalkulasi planning.

2. Existing Production Batch/Work Order/Job Order/Surat Perintah Kerja Produksi
Surat Perintah Kerja Produksi atau yang biasa kita kenal dengan istilah diatas merupakan existing supply yang harus dipertimbangkan juga. Kita perlu melakukan review terhadap progress produksi dan melakukan action terhadap outstanding nya. Dinamisnya demand mengharuskan kita terus-menerus melakukan monitoring terhadap progress produksi. Karena sangat berpengaruh terhadap kemampuan kita dalam memenuhi permintaan. Perubahan demand yang drastis pun menuntut kita lebih fleksibel dalam melakukan perubahan jadwal produksi, meski bagian Produksi pastinya tidak senang. Ini salah satu dilema menjadi Planner. Hehehe.

3. Onhand dan Reservation
Tentunya Onhand merupakan existing supply yang penting. Namun, kita harus jeli melihat onhand yang ada. Karena bukan cuma dari total qty nya saja. Kita pun perlu analisa dari sisi availability nya. Apakah onhand yang kita miliki tidak ter-reserve oleh demand lain? Misalnya ter-reserve oleh sales order bulan lalu, atau outstanding surat perintah kerja. Jika kita tidak jeli, maka bisa jadi onhand yang ada malah sudah di-reserve / dialokasikan untuk demand yang lain. Ingat bukan hanya total qty yang harus diperhatikan, melainkan availability qty sangat penting.
Availability bukan hanya dipengaruhi oleh Reservation Demand, melainkan bisa juga dipengaruhi oleh:
- Quality Issue, tentunya kita hanya memperhitungkan onhand yang memiliki kualitas baik. Onhand dengan status Reject atau Hold tidak diperhitungkan sebagai Existing Supply.
- Expiration Date, ini juga penting dan berkaitan erat dengan Quality Issue. Jika anda memiliki onhand yang cukup untuk pemenuhan kebutuhan selama 6 bulan kedepan misalnya, pastikan onhand tsb belum expired pada bulan ke-enam. Atau jika onhand anda adalah Finished Good, maka pastikan ketika dibulan ke-enam, onhand tsb masih memiliki batas shelf life days yang diizinkan untuk dijual.

Jadi sebelum Planner melakukan aktifitas Kalkulasi Planning, Planner harus memastikan data quality dengan benar. Karena salah-salah apa yang kita jadikan input perhitungan ternyata sudah tidak valid lagi.

Salam,
Yudi Hariadi